Finn avsnittet du trenger
Skill forespørsel fra bekreftet oppdrag
Bruk en tydelig status for forespørsel, tilbud, akseptert oppdrag og senere endring. Oppgi hvor lenge et tilbud eller en reservasjon gjelder. En løs forespørsel bør ikke fylle salgsprognosen på samme måte som en bekreftet bestilling.
Koble tilbudet til en oppdragsreferanse og behold den aksepterte versjonen. Et langt e-postløp der mengde og anløp er endret flere ganger trenger en samlet bekreftelse: Dette er leveransen vi planlegger nå.
Samle det som påvirker kapasitet og pris
| Del av bestillingen | Det drift og økonomi trenger |
|---|---|
| Kunde og mottaker | Hvem bestiller, hvem godkjenner og hvem fakturaen skal til |
| Last | Mengde, enhet og nødvendige opplysninger om håndteringen |
| Steder og tid | Lasting, lossing, anløp og avtalte tidsvinduer |
| Prisgrunnlag | Fast reisepris, mengdepris eller tidsbasert betaling |
| Inkluderte kjøp | Havn, lasting, lossing og andre tjenester dere skal betale |
| Endringer | Hvem som kan godkjenne ny pris og hva som dokumenterer aksept |
Spesifiser hvem som bestiller tredjepartstjenester. Dersom kunden kjøper landtransporten direkte, trenger dere tidspunkt og leveringsgrensesnitt. Dersom dere selger en samlet leveranse og kjøper tjenesten selv, trenger oppdraget også en bestilling og kostnadsprognose for dette kjøpet.
Test bestillingen mot fartøyplanen
Se på hele tidsrommet fra fartøyet posisjoneres til det er tilgjengelig for neste jobb. Ta med det kunden har endret siden tilbudet: Et ekstra havnestopp kan påvirke neste kontrakt selv om selve stoppet er kort.
Bruk tilbudskalkylen før aksepten bekreftes. Ved fast rute vurderes endringen mot hele rundturen. En oppdatert ordrebekreftelse bør vise både pris og kapasitet som faktisk er avtalt.
Fang endringer mens de fortsatt kan prises
Når en kunde ber om mer, registrer ønsket, virkningen på tid og kjøp, og hvem som har akseptert løsningen. Send konsekvensen tilbake til bestilleren før et ekstra oppdrag legges inn som ferdig salg. Behold også et avslag eller en endring som dekkes innen opprinnelig pris.
Eksempel: Kunden vil øke leveransen fra 600 til 700 tonn, men fartøyplanen var satt opp for 600. Avklar først om økningen krever en ny tur, annen lasting eller bare endret mengde på den planlagte reisen. Et tillegg beregnet som 100 ganger enhetsprisen kan gi feil pris hvis det i praksis kreves en hel ekstra rundtur.
Gi den som fakturerer et ferdig grunnlag
Ved levering samles godkjent mengde, utført periode, aksepterte tillegg og kundens fakturareferanse. Send også listen over uavklarte beløp. Den som fakturerer bør kunne se hva som er klart, og hvem som skal løse resten.
Bruk faktureringsrutinen for å følge beløpet videre. Til slutt sammenlignes bestillingen med reisebidraget: Hvilke forutsetninger slo til, og hva bør tas med i neste tilbud?