Finn avsnittet du trenger
Finn arbeidet som er levert, men ikke fakturert
Lag en ukentlig liste over avsluttede reiser, leieperioder og serviceordre. Listen bør vise leveringsdato, kunde, forventet beløp, hva som mangler og hvem som skal skaffe det. «Venter på drift» er mindre nyttig enn «mangler godkjent tonnasje fra lossingen; oppdragsansvarlig følger opp».
Avstem listen mot fakturajournalen. En leveringsstatus alene viser ikke at fakturaen faktisk ble utstedt. En kladd bør ha sin egen status frem til den er sendt og registrert med fakturanummer.
Gjør grunnlaget klart før utstedelse
| Oppdrag | Grunnlag til den som fakturerer |
|---|---|
| Godsreise | Bekreftet bestilling, levert mengde, anløp og godkjente tillegg |
| Hire eller leie | Periode, avtalt rate, justeringer og tidligere fakturering |
| Maritime tjenester | Arbeidstid, prisregel, venting og akseptert ekstraarbeid |
| Formidling | Avtalt provisjonsgrunnlag og hvem som betaler honoraret |
Kontroller juridisk kunde, fakturaadresse og bestillingsreferanse tidlig. Hvis kunden krever et ordrenummer eller elektronisk mottak, bør dette testes før første store oppgjør. Feil mottakerdata kan forsinke betalingen selv om arbeidet er godt dokumentert.
Regnskapsoppsettet må håndtere riktig avgiftsbehandling og fakturainnhold for leveransen. Avklar nye produkter og utenlandske kundetyper i oppsettet før de tas i ordinær bruk, så fakturakladden ikke blir stedet der dette oppdages hver gang.
Skill klart grunnlag fra åpne tillegg
Avtal med oppdragsansvarlig hva som kan faktureres nå, og hva som krever mer avklaring. Et åpent tillegg trenger egen referanse, beløp og neste handling. Det skal hverken forsvinne når hovedfakturaen sendes eller automatisk inngå to ganger.
For gods brukes bestillingen og endringsloggen. For tidsbaserte maritime tjenester viser serviceordren hvordan faktisk tid og fakturerbar mengde skilles.
Følg opp forsinket betaling med en konkret årsak
Når en faktura ikke er betalt som ventet, kontroller først om den er mottatt, om referansene stemmer og om kunden bestrider noe. Registrer kontaktperson og avtalt oppfølging. En lovet betalingsdato bør oppdatere kontantplanen, men fortsatt kunne skilles fra en faktisk innbetaling.
Har kunden en innsigelse, knytt den til samme faktura. Beskriv hva som er uenigheten: periode, mengde, kvalitet på grunnlaget eller avtalt pris. Følg opp den delen som er avklart og den delen som fortsatt krever en beslutning hver for seg.
Lukk både kravet og korrigeringen
Eksempel: En faktura på 120 000 kroner får en innbetaling på 100 000. De siste 20 000 er omtvistet. Partene blir enige om 8 000 i reduksjon, og kunden betaler ytterligere 12 000. Samlet innbetaling er 112 000 og korrigeringen 8 000; opprinnelig krav på 120 000 er forklart.
Koble kreditnota eller annet korrigert grunnlag til originalfakturaen. Behold de to betalingene som betalinger på samme sak. Unngå at de siste 12 000 opprettes som et nytt salg ved siden av restkravet.
Bruk denne statusen i månedsavslutningen og flytt realistiske betalingsdatoer inn i likviditetsplanen.