Finn avsnittet du trenger
En kort servicejobb kan kreve lang beredskap eller flere ressurser. Begynn med ordren: hvem bestiller, hva inngår, når starter betalbar tid, og hva krever ny godkjenning?
Fra telefonbestilling til sporbar ordre
Registrer bestilleren og en skriftlig bekreftelse selv om forespørselen kom på telefon. Oppgi oppdragssted, tidsvindu, prisgrunnlag og fakturamottaker. Operativ ledelse må vurdere gjennomføring og sikkerhet; økonomirutinene erstatter ikke det ansvaret.
| Situasjon | Det økonomi trenger |
|---|---|
| Jobben starter senere | Faktisk ventetid og avtalens betalingsgrunnlag |
| Ekstra ressurs bestilles | Hvem godkjente ressurs og pristillegg |
| Oppdraget avbrytes | Utført arbeid, avbestillingsgrunnlag og videre beslutning |
| Underleverandør brukes | Bestilling og ansvar for kundeleveransen |
Anta fire timer avtalt arbeid til 3 000 kroner per time og to ekstra timer som kunden godkjenner. Grunnlaget blir 18 000. Hvis de to timene fortsatt diskuteres, send dem som avvik til kontraktsansvarlig. Ikke la en systemstandard automatisk gjøre all registrert tid fakturerbar.
Lukk både salg og kjøp
Ordren er ikke økonomisk avsluttet bare fordi kunden har fått faktura. Kontroller om leverandørbilag, utstyrsleie og timer er med. Ved månedsslutt vises manglende kostnader som merkede estimater. En ordre med høy foreløpig margin kan ellers bli valgt som prismal for neste tilbud, selv om halve kostnaden mangler.
Videre i arbeidet
- Avstem kjøpet mot ordren: få kostnadene med før marginen vurderes.
- Test ordre til regnskap: prøv tillegg og avbrudd før oppstart.