Finn avsnittet du trenger
Kontroller hva som er bestilt og levert før fakturaen godkjennes. I havne- og serviceoppdrag kan én bestilling gi flere leveranser, flere fakturaer og en sen kreditnota. Bruk samme ordre- og anløpsreferanse gjennom kontrollen.
Tre grunnlag må stemme
| Grunnlag | Se etter |
|---|---|
| Bestilling | Juridisk kunde, fartøy/anløp, ytelse, mengde og avtalt pris |
| Utført arbeid eller mottak | Faktisk mengde, tidspunkt og godkjente endringer |
| Faktura | Samme mottaker, referanse og prisgrunnlag som leveransen |
Riktig leverandør og totalsum er ikke nok. To fartøy kan bruke samme leverandør samme uke. Et bilag som havner på feil anløp kan gi riktig selskapsresultat, men feil margin i begge oppdragene.
Eksempel: to fakturaer på samme bestilling
Anta 20 avtalte arbeidstimer til 1 500 kroner per time. Bestillingen er på 30 000. Første del av arbeidet er 12 timer, og leverandøren har allerede fakturert 18 000. Når jobben avsluttes, kommer en ny faktura på 30 000.
Hvis den siste fakturaen er ment som restfakturering, skal den være 12 000. Hvis den er en totalfaktura, må tidligere fakturering krediteres eller håndteres etter en dokumentert korrigering. Samlet grunnlag skal fortsatt være 30 000, ikke 48 000.
| Kontroll | Beløp |
|---|---|
| Avtalt oppdrag | 30 000 |
| Allerede fakturert | 18 000 |
| Forventet rest før eventuelle tillegg | 12 000 |
Et ekte pristillegg på 6 000 må ha eget godkjenningsgrunnlag. Det skal ikke bare gjemmes i en endret timepris eller en ny faktura uten ordrekobling.
Delvise leveranser trenger egen status
Registrer hvor mye som er mottatt og hvor mye som gjenstår. En faktura på hele bestillingen kan være et avtalt forskudd, en totalfaktura med feil grunnlag eller en vanlig feil. Statusen må bestemmes fra avtalen, ikke ved å justere mottakstallet til fakturaen.
For reservedeler registreres også delnummer og lokasjon. En del som ligger på landlageret er ikke nødvendigvis brukt på fartøyet den ble kjøpt inn til. Se reservedelskontrollen.
Avvik som skal løses før betaling
- Feil juridisk mottaker: Be leverandøren korrigere grunnlaget.
- Feil anløps- eller fartøyreferanse: Koble bilaget til riktig bestilling før import.
- Mulig duplikat: Sammenlign fakturanummer, leverandør, beløp og tidligere import.
- Ekstraarbeid uten bestilling: Be oppdragsansvarlig dokumentere godkjenningen.
- Nytt kontonummer: Bekreft endringen gjennom en allerede kjent kontaktkanal.
Behold originalbilaget og registrer avviket ved siden av. Ikke rediger leverandørens PDF for å få den til å ligne den godkjente prisen. Når saken løses, skal kreditnota, ny faktura eller skriftlig aksept forklare endringen.
Hold kreditnotaen koblet til originalen
En avtalt reduksjon er ikke avsluttet før kreditnotaen eller annen dokumentert løsning er registrert. Hvis originalfakturaen allerede er betalt, skal det vises om kreditbeløpet tilbakebetales eller brukes mot et nytt krav. Ikke før det som en uspesifisert reduksjon på et annet anløp.
Gi hver åpen sak ansvarlig og neste oppfølging. Ved månedsavslutning må regnskapsfører vite hvilke kostnader som forventes selv om fakturaen er avvist. Del bestillings- og betalingsrollen når det er mulig; i små selskaper trengs en avtalt etterkontroll. Tilgangsguiden viser rollene.