Finn avsnittet du trenger
En del som kjøpes inn, flyttes om bord og senere monteres, har tre forskjellige hendelser. Skill dem i registreringen. Ellers kan både lagerbeholdning, vedlikeholdskostnad og fartøyrapport bli feil selv om leverandørfakturaen er riktig.
Velg hvilke deler som trenger egen oversikt
Start med deler der beløp, leveringstid eller bruk gjør kontrollen viktig: større reservedeler, dyre komponenter, kritiske forbruksvarer og deler som deles mellom flere fartøy. Mange små forbruksartikler kan ha enklere rutiner. Avtal regnskapsmessig behandling og verdsetting med regnskapsfører; den praktiske mengdeoversikten må kunne forklare den metoden som brukes.
| Hendelse | Registrer |
|---|---|
| Bestilling | Leverandør, delnummer, antall, pris og bestiller |
| Mottak | Faktisk antall, dato, sted og eventuelt avvik |
| Overføring | Fra lager/fartøy til mottaker, med samme del-ID |
| Uttak til arbeid | Arbeidsordre, fartøy og dato |
| Retur | Mottaker, årsak og forventet kreditnota |
| Telling | Faktisk beholdning, differanse og godkjent forklaring |
Bruk lokasjon som eget felt. «På fartøy A» og «forbrukt på fartøy A» må ikke ha samme betydning. Delen kan ligge ubrukt i reservedelslageret om bord.
Eksempel med to fartøy
Landlageret kjøper fire like deler til en antatt innkjøpspris på 15 000 kroner per del. To legges om bord på A, én på B og én blir på land. Samlet fysisk beholdning er fortsatt fire deler, fordelt på tre lokasjoner.
| Neste hendelse | Antall igjen | Hva kostnadsrapporten må forklare |
|---|---|---|
| A monterer én del | 3 | Uttaket knyttes til A og arbeidsordren |
| B sender sin ubrukte del til A | 3 | Lokasjonen endres; ingen ny leverandørkostnad |
| Landlagerets del returneres | 2 | Retur og forventet kreditnota følges som samme sak |
I dette forenklede mengdeeksemplet gir én montert del et forbruksgrunnlag på 15 000. Overføringen fra B til A er ingen ny anskaffelse. Hvis en intern lagerføring og en ny leverandørimport begge gjør samme del til kostnad, blir fartøyet belastet to ganger.
Når levering og faktura ikke stemmer
Ved delvis levering registreres mottatt antall, ikke bestilt antall. En faktura på ti deler med bare seks mottatt krever et avvik eller et avtalt forskuddsgrunnlag. Se kontroll av leverandørbilag.
Hvis delen har et erstatnings- eller serienummer, bevar koblingen til den opprinnelige bestillingen. Ikke opprett en ny vare hver gang leverandøren skriver delnummeret med et annet mellomrom. Da kan tellingen vise flere ulike varer som i praksis er samme del.
Retur og utrangering må avsluttes
En retur er ikke ferdig bare fordi delen er sendt. Behold leveringsreferanse og forventet kreditbeløp til kreditnota eller annen løsning er mottatt. Ødelagte eller ubrukelige deler skal heller ikke bare forsvinne fra listen: registrer antall, årsak og godkjenning av justeringen.
Ved telling sammenholdes fysisk mengde med lagerlisten per lokasjon. Undersøk differanser før en samlet justering bokføres. Deler på et eksternt verksted eller et fartøy som har byttet operatør er typiske poster som må lokaliseres.
Knytt delen til riktig økonomihistorikk
Arbeidsordren bør samle delen, øvrige leverandørkostnader og utført arbeid. Regnskapsfører vurderer kostnad eller eiendel ut fra spesifikasjonen; lagerets varekategori avgjør ikke dette alene. Bruk fartøyregisteret og vedlikeholdsoversikten sammen med uttakshistorikken.