Finn avsnittet du trenger
Følg forventet sluttkostnad mens arbeidet pågår. En liste over mottatte fakturaer kommer for sent når verkstedet allerede har godkjente tillegg og fartøyet mister flere leiedøgn.
Skill plan, bestilling og faktisk arbeid
| Oversikt | Hva den skal vise |
|---|---|
| Vedlikeholdsplan | Forventet arbeid, tidspunkt og kostnad |
| Bestillinger | Beløp virksomheten har forpliktet seg til |
| Godkjente tillegg | Endringer med dato, bestiller og prisgrunnlag |
| Mottatte fakturaer | Hva som er fakturert og kontrollert |
| Forventet restarbeid | Det som gjenstår før oppdraget kan lukkes |
Bruk én arbeidsordre per avgrenset oppdrag og koble den til fartøy og eventuell leiekontrakt. Bilag for samme verkstedopphold kan komme fra flere leverandører. Samle dem i arbeidsordren uten å miste de enkelte fakturaene.
Eksempel: verkstedoppholdet blir større
Anta et opprinnelig tilbud på 300 000 kroner og tre dager uten leieinntekt. Leien i dette tenkte eksemplet er 20 000 per dag. Underveis godkjennes 50 000 i tilleggsarbeid og to ekstra døgn stans.
| Virkning | Før endringen | Oppdatert |
|---|---|---|
| Verksted og bestilt arbeid | 300 000 | 350 000 |
| Inntekt som faller bort | 60 000 | 100 000 |
| Samlet budsjettvirkning | 360 000 | 450 000 |
Endringen påvirker planen med 90 000, selv om leverandørtillegget bare er 50 000. Inntektsbortfallet er en budsjettvirkning, ikke en ekstra verkstedfaktura. De to postene må derfor ligge på hver sin linje.
Anta at 250 000 allerede er fakturert, mens forventet sluttkostnad er 350 000. Oversikten skal vise 100 000 igjen, med grunnlag i bestillingene og gjenstående arbeid. Ikke vis 250 000 som endelig kostnad bare fordi det er alt som hittil er bokført.
Avklar hvem som kan bestille
Leietaker, operatør og eier kan ha forskjellig betalingsansvar. Før leverandøren starter må det være klart hvem som godkjenner arbeid, hvem fakturaen skal utstedes til og hvilke tillegg som krever ny aksept.
Hvis leietaker bestiller mens eier skal bære kostnaden, må godkjenningen følge bestillingen. Det er vanskeligere å avklare etterpå når delen er montert. Bruk ansvarsmatrisen i leieavtalen.
Få spesifisert grunnlag for regnskapet
Be om at fakturaen skiller arbeid, deler og større endringer. Regnskapsfører trenger spesifikasjonen for vurderingen av vedlikehold, eiendel og eventuelle komponentendringer. En samlet tekst som «service fartøy» gir ikke nok forklaring.
Deler som tas fra eget lager, må også knyttes til arbeidsordren. De skal ikke komme inn som et nytt leverandørkjøp. Se reservedeler og lageruttak og fartøyregisteret.
Avslutt både arbeidet og oppgjøret
Kontroller at alle bestilte oppgaver er utført eller avbestilt, at åpne tillegg er løst og at fakturaer og kreditnotaer er med. Hvis deler av kostnaden kreves dekket av leietaker eller forsikring, følges kravet separat. Se skadeoppgjør.
Oppdater likviditetsplanen med leverandørforfall og forventede innbetalinger. Teknisk tilstand, sjødyktighet og tilbakeføring til drift godkjennes av ansvarlige fagroller. Økonomioversikten skal vise kostnadene og beslutningsgrunnlaget fra dette arbeidet.