Finn avsnittet du trenger
Avstem fra brutto kundebetaling til netto bank, med booking og oppgjørs-ID som bindeledd. Starter du bare med beløpet på kontoen, blir det vanskelig å skille salg, gebyr, refusjon og penger som fortsatt står hos kanalen.
Et oppgjør som forklarer nettobeløpet
Anta en salgskanal har mottatt 100 000 kroner fra kunder. Det er gjennomført 8 000 i refusjoner, og kanalens avtalte gebyr er 3 000. Banken mottar 89 000. Eksemplet viser betalingsflyten; bokføring og periodisering følger de konkrete leveransene.
| Linje i oppgjøret | Kroner | Kontroller mot |
|---|---|---|
| Kundebetalinger | 100 000 | Transaksjonsrapport med booking-ID |
| Refusjoner | −8 000 | Tilbakeføring på opprinnelig betaling |
| Gebyrer | −3 000 | Avtale og kanalens spesifikasjon |
| Til utbetaling | 89 000 | Oppgjørs-ID og dato |
| Bank mottatt | 89 000 | Banklinje med samme oppgjørsreferanse |
| Uforklart differanse | 0 | Oppgjøret kan lukkes |
Hvis banken bare viser 87 000, er oppgaven å forklare 2 000. Det kan være en tilbakeholdt post, en ekstra refusjon eller et gebyr som ikke er med i første uttrekk. Ikke bokfør differansen som kostnad uten grunnlag bare for å få null.
Behold disse referansene
- Avgang: hvilken transport salget gjelder.
- Booking: hva kunden bestilte og senere endret.
- Betalingstransaksjon: den opprinnelige belastningen.
- Refusjonstransaksjon: tilbakeføringen knyttet til belastningen.
- Oppgjørs-ID: samlingen som forklarer én bankutbetaling.
En booking kan ha flere betalinger. Ett oppgjør kan inneholde mange bookinger fra forskjellige avganger. Systemet må derfor støtte sammenhengen uten å behandle alle referansene som samme ID.
Del perioden ved et kjent skjæringstidspunkt
En betaling siste kveld i måneden kan først komme med i neste oppgjør. Avstem det som er registrert hos kanalen ved periodestopp, og behold dokumentert beløp som ennå ikke er utbetalt. Bruk kanalens tidsgrunnlag konsekvent; et uttrekk klokken 23 lokal tid og et uttrekk i UTC kan ha forskjellig innhold.
Avstem også kommende avganger og mottatte forskudd. Kunden kan ha betalt selv om reisen ikke er gjennomført. Det gjør ikke betalingen feil, men den trenger riktig kobling til leveransen.
En endring skal ikke bli et nytt dobbelt salg
Når kunden flytter billetten, behold gammel og ny avgang på samme bookinghistorikk. Hvis systemet oppretter en ny booking, må den gamle avsluttes med en dokumentert hendelse. Ellers kan passasjertall, salg og forskudd vise forskjellige historier.
Ved delvis refusjon skal gjenstående beløp kunne vises. En booking på 2 400 kroner som allerede har fått 600 tilbake, har 1 800 igjen før eventuell ytterligere avklaring. Bruk refusjonsrutinen når flere parter følger samme kunde.
Ta med agent- og ombordsalg
Hvis en agent selger på vegne av operatøren, avstem provisjon og betalingsvei separat. Operatørens transportinntekt og agentens honorar er forskjellige spor. Hvis dere også selger om bord gjennom et kassesystem, bestem hvilken kilde som leverer salg og hvilken som bare leverer betaling. Samme billett skal ikke importeres som to salg.
Test før automatisering
Kjør en vanlig booking, flytting, delvis refusjon, avlysning og eventuelt valutabetaling gjennom hele kjeden. Avstem antall og beløp per valuta, og finn igjen enkeltsaken fra bankutbetalingen. Bruk prøvesakene for billettsystem.
Trenger dere hjelp til å rydde opp eller gjøre kontrollen løpende, se regnskap og oppgjørshjelp.