Finn avsnittet du trenger
Når en avgang avlyses, må det være tydelig hvem som beslutter refusjon, hvem som gjennomfører den, og hvem som kontrollerer bankoppgjøret. Kundeservice og økonomi bør se samme saksstatus.
Fra avgangsliste til avsluttet sak
- Lås listen over berørte bookinger med avgangs-ID og kanal.
- Kontroller om bestillingen er endret, brukt delvis eller allerede refundert.
- Registrer beslutningen og grunnlaget for beløpet.
- Send refusjon i riktig betalingskanal og lagre transaksjonsreferansen.
- Avstem tilbakeføringen i oppgjøret før saken lukkes.
En tenkt booking på 2 400 kroner har allerede fått 600 tilbake for en endring. Hvis resten skal refunderes, er gjenværende beløp 1 800, ikke 2 400. Et gavekort eller tilbud om ny avgang er en annen hendelse og må ikke registreres som en bankrefusjon.
Ikke dobbeltfør betalingsinnsigelsen
Dersom kunden samtidig bestrider betalingen hos kortutsteder, merk saken før en ny refusjon sendes. Behold dokumentasjon på hva som er refundert og når. En kanalstatus som sier «behandlet», beviser ikke alene at beløpet er avstemt på bank.
Denne rutinen beskriver kontrollen av oppgjøret. Kundens konkrete rettigheter og avtalens vilkår må avklares for reisen som faktisk er solgt. Ikke legg en generell intern refusjonskode til grunn for alle transportformer eller utenriksavtaler.
Videre i arbeidet
- Avstem kanalen: finn refusjonen i korrekt oppgjør.
- Hold forskudd adskilt: se hva som gjenstår før avreise.