Finn avsnittet du trenger
Vis resultat og usikkerhet i samme rapport. Ledelsen trenger å vite hva fartøyet har tjent, hva kostnaden skyldes og hvilke oppgjør som fortsatt kan endre bildet. Rapporten bør munne ut i noen få konkrete handlinger.
En månedsrapport i fire deler
- Selskapets resultat og avstemming til fartøy og felleskostnader.
- Inntekt og kostnad per fartøy med samme periodeavgrensning.
- Åpne oppgjør, manglende bilag og vesentlige estimater.
- Likviditet fremover og tiltak med ansvarlig og dato.
Dette gjør det mulig å lese hovedbildet først og gå ned i reisen eller bilaget ved behov. Behold juridisk selskap som eget nivå når fartøyeier og operatør er forskjellige selskaper.
Eksempel: to fartøy i samme selskap
Tallene er et konstruert månedseksempel i tusen kroner. Faste fartøykostnader og felles administrasjon har egne linjer slik at reisebidraget ikke forveksles med totalresultatet.
| Post | Fartøy A | Fartøy B | Felles | Sum |
|---|---|---|---|---|
| Inntekt | 1 000 | 800 | 0 | 1 800 |
| Direkte oppdragskostnader | −350 | −300 | 0 | −650 |
| Reise-/oppdragsbidrag | 650 | 500 | 0 | 1 150 |
| Faste fartøykostnader | −400 | −300 | 0 | −700 |
| Administrasjon | 0 | 0 | −150 | −150 |
| Før finansposter og skatt | 250 | 200 | −150 | 300 |
Summen 300 skal kunne forklares mot selskapets regnskap. Hvis felleskostnadene senere fordeles på fartøy, bevar broen slik at de ikke både blir liggende i felleskolonnen og telles på nytt på fartøyene.
Hva betyr kostnad per døgn?
Anta A har 30 kalenderdøgn i perioden, hvor fem er planlagt stans. Faste kostnader på 400 000 gir 13 333 kroner per kalenderdøgn, avrundet. Fordelt på 25 tilgjengelige døgn blir det 16 000. Begge tall kan være nyttige, men de svarer på forskjellige spørsmål.
Bruk kalenderdøgn for å se løpende kostnadsnivå og tilgjengelige eller betalte døgn for å se hva den inntektsgivende tiden må bære. Oppgi nevneren ved tallet. Sammenlign ikke ett fartøys kalenderdøgn med et annet fartøys betalte døgn uten forklaring.
Forklar avvik med driveren bak
Hvis A ligger 80 000 under budsjett, del avviket i årsaker: 50 000 mindre inntekt fra utsatt oppdrag og 30 000 høyere bunkerskostnad. For bunkers undersøkes mengde og pris separat. For inntekten avklares om den er tapt eller bare forskjøvet.
En rapportlinje med «over budsjett» er derfor starten på forklaringen, ikke slutten. Knytt avviket til budsjettets pris-, volum- og tidsforutsetninger.
En kort oppfølgingsliste
| Sak | Påvirkning | Neste handling |
|---|---|---|
| Manglende havnefaktura | 30 000 estimert kostnad | Oppdragsansvarlig innhenter sluttoppgjør |
| Kundetrekk på hire | 25 000 uavklart innbetaling | Kontraktsansvarlig avklarer mot dokumentert tidsgrunnlag |
| Vedlikehold neste måned | 200 000 forventet utbetaling | Økonomi oppdaterer kontantplan og bestillingsstatus |
Hold listen kort nok til å følges opp. Neste rapport viser hva som er løst, hva som har endret beløp og hva som trenger en ny beslutning.
Resultat og penger er forskjellige spor
Et godt månedsresultat kan skjule et kommende betalingsgap. Legg derfor ved en likviditetsoversikt med laveste forventede saldo og de store usikre innbetalingene. Følg månedsavslutningen før rapporten låses.
Trenger dere rapporten satt opp eller fulgt opp løpende, se regnskap og rapportering gjennom Movir.