Finn avsnittet du trenger
Årsavslutningen trenger en forklaring på saldoene, ikke bare en mappe med bilag. For rederi og maritime virksomheter er åpne reiser, sene anløpsoppgjør, fartøyendringer og kontrakter typiske steder der dokumentasjonen må samles.
Lag en status per juridisk selskap
Skill fartøyeier og operatør når de er forskjellige selskaper. Ta ut en avstemt oversikt for bank, kunder, leverandører, lønn, eiendeler og finansiering. Legg ved forklaringen på de vesentlige restpostene.
| Område | Dokumentasjon som forklarer saldoen |
|---|---|
| Fartøy og utstyr | Anskaffelser, endringer, salg og oppdatert eiendelsregister |
| Finansiering | Låneavtaler, årsoppgaver, renter og avdrag |
| Reiser | Levert transport, fakturagrunnlag og manglende kostnader |
| Hire og utleie | Perioder, godkjente trekk, forskudd og overleveringsgrunnlag |
| Passasjerdrift | Fremtidige avganger med mottatte forskudd og åpne refusjoner |
| Agent og formidling | Egne honorarer og oppdragsgivers restbeløp separat |
| Mannskap | Avstemt lønnsgrunnlag, utlegg og fartøyfordeling |
En statuslinje skal vise beløp, hva som mangler og hvem som skaffer det. «Avventer agent» bør for eksempel angi anløpet, forventet kostnad og når saken følges opp.
Reise utført før årsskiftet, faktura etterpå
Anta en reise er ferdig i desember. Et havneoppgjør er estimert til 45 000 kroner fra bestillingen, men sluttfaktura kommer i januar på 48 000. Avslutningsgrunnlaget skal vise hvilket estimat som er brukt og hvor sluttbilaget senere kobles inn.
Forskjellen er 3 000. Et desemberestimat på 45 000 og en ny reisekostnad på 48 000 som blir stående ved siden av hverandre, ville gi 93 000 på samme sak. Regnskapsfører vurderer føring og periodebehandling; reiselisten må bevare sammenhengen. Bruk månedsrutinen også ved årsavslutningen.
En fordring med uavklart kundetrekk
Et tenkt hirekrav har 100 000 igjen. Kunden bestrider deler av perioden. Legg ved opprinnelig faktura, betalingene, kontraktsgrunnlaget for tidsberegningen og siste korrespondanse om trekket.
Skille mellom fakturert beløp, godkjent prisreduksjon og fortsatt bestridt rest gjør det mulig å vurdere fordringen. En gammel liste med bare «100 000 utestående» sier lite om forventet oppgjør. Regnskapsfører trenger ny status for vurderingen, ikke en gjentakelse av forrige års merknad.
Kontroller fartøy og større endringer
Et verkstedopphold kan bestå av vanlig vedlikehold, nytt utstyr og andre endringer. Behold spesifikasjonen så hver del kan vurderes. Avstem eiendelsregisterets verdier mot hovedboken og dokumenter hva som er tatt ut ved salg eller utskifting.
Ved svak drift bør ledelsen også gi regnskapsfører oppdaterte forutsetninger om kontrakter, bruk og forventet inntjening. Ikke la en intern reisebidragsrapport alene bli vurderingen av hele eiendelen. Se fartøyregisteret og vedlikeholdsoppdraget.
Avstem mellom eier og operatør
Leiefaktura, betaling og restsaldo skal ha samme periode, valuta og beløp hos begge parter. En samlet eiergrupperapport må ha en egen bro for interne poster; de juridiske regnskapene skal fortsatt kunne forklares. Bruk eier- og operatørguiden.
Gjør dokumentpakken ferdig for årsarbeidet
Samle avstemmingene, åpne saker og ledelsens vurderinger med dato og ansvarlig. Behold endelig versjon sammen med vedleggene som forklarer beslutningene. Når et sent bilag eller oppgjør kommer, oppdater samme sak slik at den ikke lever videre i to lister.
For utført årsarbeid og løpende avstemming gjennom Aiak, se regnskapsleveransen.