Finn avsnittet du trenger
Et anløpsoppgjør bør ha én referanse fra første estimat til siste leverandørfaktura. Fartøynavn alene er for svakt: samme fartøy kan anløpe samme havn flere ganger på kort tid.
Fra estimat til faktisk kostnad
Anta et estimert anløp på 150 000 kroner og 140 000 innbetalt på forhånd. Faktisk godkjent kostnad ender på 145 000. Det gjenstår 5 000 i oppgjøret. Hvis forskuddet er bokført som kostnad og sluttoppgjøret importeres som ny kostnad, viser reiseregnskapet feilaktig 285 000.
| Trinn | Kontroll |
|---|---|
| Bestilling | Anløps-ID, fartøy, oppdragsgiver og fakturamottaker |
| Estimat | Kostnadsposter med valuta og forutsetninger |
| Forskudd | Bankreferanse mot samme oppgjør |
| Faktiske bilag | Leverandør, tjeneste, dato og godkjenning |
| Sluttoppgjør | Forklart differanse mot estimat og forskudd |
Avslutt med åpne poster synlige
En manglende terminalfaktura kan kreve et merket estimat i månedens rapport. Når bilaget kommer, erstattes estimatet. Behold dato og ansvarlig for endringen. En sen faktura til et avsluttet anløp må sendes tilbake til saken, ikke legges på fartøyets neste reise.
Avklar også hvem agenten handler på vegne av. Faktureringen, oppdragsgivers godkjenning og utleggsbehandlingen må følge avtalen. Et beløp som passerer agentens bankkonto er ikke av den grunn agentens egen omsetning.
Videre i arbeidet
- Skill utlegg og honorar: avklar agentens egen inntekt.
- Lukk reisekostnaden: erstatt estimatet med godkjent sluttoppgjør.