Finn avsnittet du trenger
Havneagenten kan administrere store beløp selv om eget honorar er lite. Styringsrapporten må ikke måle lønnsomheten ved å sammenligne alle innbetalinger med egne lønnskostnader.
Skriv betalingskjeden ned
For hvert oppdrag må avtalen vise hvem agenten representerer, hvem som er leverandørens kunde og hvem som godkjenner avvik. Få regnskapsfører til å avklare bokføringen av de faktiske rollene før kontoplan og fakturamal låses.
Et tenkt oppgjør inneholder 200 000 kroner til tredjepartsleverandører og 12 000 i agenthonorar. Selv om 212 000 kommer til agentens konto, er ikke hele beløpet automatisk egen inntekt. Uavklart differanse på en leverandørfaktura bør stå i oppdragslisten, ikke blandes inn i honoraret.
| Oppdragsmappe | Innhold |
|---|---|
| Mandat | Oppdragsgiver, omfang og godkjenningsgrenser |
| Leverandørbilag | Riktig fakturamottaker og anløpsreferanse |
| Egne tjenester | Avtalt honorar og godkjente tillegg |
| Oppgjør | Forskudd, betalinger og restsaldo |
Behold kontroll over bankavvik
En innbetaling uten anløps-ID legges i avvikskø til den er identifisert. Ikke fordel den på eldste åpne oppdrag bare for å få rapporten til å gå opp. Hvis oppdragsgiver har flere fartøy og valutaer, må betalingen fordeles med dokumentert grunnlag.
Gi kundens sluttoppgjør en tydelig versjon og legg ved de bilagene som forklarer vesentlige avvik. En revidert oppstilling skal vise hva som endret seg; en ny fil uten forklaring gjør både kunden og regnskapsføreren usikre på hvilken saldo som gjelder.
Videre i arbeidet
- Lukk anløpet: avstem estimat, forskudd og faktisk oppgjør.
- Forklar valutadifferanser: hold gebyr og omregning adskilt.