Finn avsnittet du trenger
En overleveringsprotokoll gjør det mulig å forklare leieperioden og sluttoppgjøret senere. Den må være forståelig for økonomi uten at noen må huske en telefonsamtale fra kai.
Feltene som styrer oppgjøret
Bevar fartøy-ID, kontraktsnummer, sted, tidspunkt med tidssone, partenes representanter og status for aksept. Registrer bunkersmengde og avtalt prisgrunnlag. Hold inventarliste, observasjoner og økonomiske krav atskilt; en observert skade er ikke alene en avklart betalingsplikt.
Ved en tenkt tilbakelevering er det 12 tonn mindre bunkers enn ved levering. Avtalen må forklare hvilken pris og målemetode som gjelder. Hvis en intern kalkyle bruker 10 000 kroner per tonn, viser den 120 000 i mulig justering. Beløpet er ikke et endelig krav før mengde, pris og ansvar er avklart.
Slik lukkes protokollen
- Partene kontrollerer registrerte tidspunkt og mengder.
- Uenighet merkes med egen sak og dokumentasjon.
- Avtalte leiedøgn beregnes fra godkjent tidsgrunnlag.
- Justeringer får referanse til kontrakt og protokoll.
- Sluttoppgjør avstemmes mot faktura, depositum og bank.
En delvis godkjenning bør være mulig: uenighet om én skade skal ikke gjøre hele tidsgrunnlaget uklart. Lås dokumentversjonen som oppgjøret bygger på, og registrer senere endringer som tillegg. Behold tilgangen til protokoll og vedlegg også etter at kunden eller operatøren forlater samarbeidsportalen.
Videre i arbeidet
- Beregn hireoppgjør: bruk godkjente tidspunkter og fradrag.
- Sikre dokumentene ved bytte: bevar protokoll og oppgjørshistorikk.