Finn avsnittet du trenger
Bilaget skal finne veien til riktig rapport uten at regnskapsfører må tolke fartøynavn eller forkortelser. Fastsett derfor en liten referansestandard som alle bruker.
Fire forskjellige spørsmål
- Juridisk selskap: Hvem er fakturaen utstedt til og hvem bærer kostnaden?
- Fartøy: Hvilket fartøy gjelder kjøpet?
- Reise eller oppdrag: Er dette en direkte oppdragskostnad?
- Periode: Når er tjenesten eller varen levert?
Et leverandørbilag datert 5. april kan gjelde et anløp i mars. Betalingsdato i april skal ikke styre marsrapportens reisekostnad. Regnskapsfører vurderer periodiseringen fra leveransen og dokumentasjonen.
Bruk en tydelig avvikskø
| Problem | Handling |
|---|---|
| Manglende reise-ID | Send til bestiller med frist |
| Feil juridisk mottaker | Be leverandøren korrigere grunnlaget |
| Kostnad gjelder flere reiser | Dokumenter fordelingsnøkkel og beløp |
| Original mangler | Innhent bilaget, ikke bruk banklinjen som forklaring |
Unngå å bruke et generelt fartøy som parkeringsplass for alt som er uklart. Da ser rapportene komplette ut selv om fordelingen er feil. Vis heller åpne beløp i en kontrolliste før månedsavslutning.
Hvis ett bilag fordeles, må summen av fordelingen fortsatt stemme med originalen. Bevar original fil, kontering, godkjenner og rettingshistorikk. Det gjør det mulig å forklare hvorfor samme leverandørkostnad ble delt mellom to fartøy uten å lage nye kopier som kan importeres en gang til.
Videre i arbeidet
- Kontroller bestilling og faktura: skill referansefeil fra reelle prisavvik.
- Test importen: kontroller fordelinger og duplikater.