Finn avsnittet du trenger
Den farligste feilen er ofte en uklar kvittering. Hvis avsenderen får tidsavbrudd, kan mottakeren likevel ha behandlet bilaget eller betalingen. «Prøv igjen» er da ikke en tilstrekkelig rutine.
Tre statuser krever ulik handling
| Status | Neste handling |
|---|---|
| Dokumentert avvist før behandling | Rett årsaken og send kontrollert på nytt |
| Dokumentert behandlet | Ikke send igjen; rett med avtalt korreksjon |
| Ukjent eller delvis behandlet | Stopp og avklar hos mottaker først |
Anta en import med 50 bilag feiler etter tidsavbrudd. Mottakeren viser at 38 er bokført. Send ikke alle 50 en gang til. Finn de 12 som mangler med stabil dokument-ID, og kontroller at mottakerens status er endelig før et nytt forsøk.
En kort gjenopprettingslogg
Registrer hendelses-ID, tidspunkt, teknisk status, forretningsmessig konsekvens, ansvarlig og beslutning. Unngå hele bilag, passasjernavn og betalingsdata i generelle logger. Sikret dokumentasjon kan lenkes med intern referanse der det trengs.
Etter retting avstemmes antall, totalsum og representative enkeltsaker mot kilden. Å fjerne den røde feilmeldingen er ikke bevis på at regnskapet er korrekt. Ved betalingsfiler må gjennomført status avklares med betalingsløsningen før ny sending. Avslutt saken med årsak og tiltak som hindrer samme feil, og prøv den berørte kontrollen igjen før normal kø åpnes.
Videre i arbeidet
- Avstem importen: bruk rader og totalsummer som kontrollgrunnlag.
- Avtal hendelses-ID: gjør nye forsøk etterprøvbare.