Finn avsnittet du trenger
Bruk én personreferanse og ett godkjent lønnsgrunnlag, selv om den ansatte arbeider på flere fartøy. Fartøyfordelingen skal forklare kostnaden uten å lage doble utbetalinger.
Samle det lønnsansvarlig faktisk trenger
| Grunnlag | Kontroller |
|---|---|
| Arbeidsgiver og ansattreferanse | Riktig juridisk selskap og samme person i alle uttrekk |
| Arbeidsperiode og fartøy | Start/slutt, bytter og eventuell overlapp |
| Avtalegrunnlag | Hvilke lønnselementer og tillegg som gjelder |
| Variabelt arbeid | Godkjent tid eller annet avtalt beregningsgrunnlag |
| Reise og utlegg | Kvittering, formål, valuta og hvem som betalte |
| Endringer | Dato, årsak og hvem som godkjente rettingen |
Lønnsansvarlig trenger arbeids- og avtalegrunnlaget før beregningen. Rettigheter, trekk, tillegg og rapportering vurderes for den konkrete ansettelsen. Et fartøynavn eller en stillingstittel alene avgjør ikke behandlingen.
Eksempel: bytte mellom to fartøy
En ansatt har ti godkjente dager på fartøy A og ti på fartøy B i en intern kostnadsperiode. Samlet kostnad som skal fordeles er 60 000 kroner. Med en avtalt dagbasert fordelingsnøkkel blir det 30 000 på hvert fartøy.
Den samlede lønnsføringen skal fortsatt være 60 000. Fordelingen er en dimensjon eller etterfølgende omfordeling av samme kostnad, ikke to nye lønnskjøringer. Hvis en dag er registrert på begge fartøy, må perioden rettes før fordeling. Ikke la sumkontrollen være eneste kontroll: 60 000 kan være riktig selv om fartøyfordelingen er feil.
Andre fordelingsnøkler kan være relevante når kostnaden ikke følger registrerte dager. Velg metode sammen med den som skal bruke rapporten, dokumenter den og behold samme metode gjennom sammenligningsperioden.
Utlegg som ikke skal betales en gang til
Skill kostnad betalt av den ansatte fra kjøp som allerede er belastet selskapets kort. Begge kan ha en kvittering, men bare det første gir et mulig refusjonsbeløp til den ansatte.
Ved utenlandsk kvittering bevares originalbeløp, valuta, dato og dokumentasjonen på betalingen. Registrer formål og hvilket oppdrag eller fartøy den gjelder. Et kortuttrekk og en reiseregning for samme hotellopphold må kunne gjenkjennes som samme kjøp.
Når en feil oppdages etter lønn
Behold opprinnelig godkjent grunnlag og lag en korreksjon med referanse til perioden. Lønnsansvarlig vurderer hva som må endres i beregning, utbetaling og rapportering. Unngå å skrive over den gamle timelisten slik at årsaken til korreksjonen forsvinner.
I driftsrapporten må dere også velge om en korrigert fartøyfordeling skal endre en allerede sendt månedsrapport. Hvis vesentlige tall endres, send ny versjon med forklaring. Månedsavslutningen bør fange opp både lønnskorreksjoner og fordelingsfeil.
Del rapporten på riktig detaljnivå
Ledelsen kan ofte bruke samlet mannskapskostnad per fartøy og periode. Det gir ikke alle rapportmottakere behov for lønnsslipper og private utleggsdetaljer. Skill registrering, godkjenning, lønnskjøring og rapporttilgang. Bruk rollematrisen ved operatør- og leverandørbytte.
Trenger dere løpende hjelp, kan regnskaps- og lønnsarbeidet gjennom Aiak kobles til godkjenningen fra driften. Operativ bemanningsplanlegging bruker sine egne ansvarlige roller; økonomirutinen tar imot det godkjente grunnlaget.