Finn avsnittet du trenger
En e-posttråd med flere tilbud er ikke et sikkert fakturagrunnlag. Bookingkortet må vise hvilken versjon kunden og transportøren faktisk har akseptert, og hvilken rolle formidleren har.
Før bestillingen bekreftes
Registrer juridiske parter, last eller passasjergruppe, rute, tidsrom, pris, inkluderte ytelser, betaling og avbestillingsgrunnlag. Oppgi hvem som er transportør, hvem som fakturerer, og hvor kunden henvender seg ved endring. Ikke la logoen på bookingbekreftelsen alene avgjøre hvem kunden oppfatter som selger.
| Endring | Hva som må oppdateres |
|---|---|
| Ny seilingsdato | Aksept fra berørte parter og nytt tidsgrunnlag |
| Endret mengde | Pris, kapasitet og provisjonsgrunnlag |
| Ny betalingsvei | Mottaker, fakturagrunnlag og oppgjørskontroll |
| Kansellering | Beslutning, beløp og ansvar for tilbakebetaling |
Anta at transportøren godkjenner en volumøkning, men kunden ikke har akseptert pristillegget. Tillegget er da ikke ferdig avklart bare fordi driftsplanen er oppdatert. Hold det som en åpen endring med ansvarlig for avklaring.
Lås og bevar historikken
Gi akseptert versjon et nummer og en dato. Senere endringer skal vise hva som endres, ikke overskrive det gamle grunnlaget. Koble faktura og provisjon til korrekt versjon. Ved leverandørbytte må bekreftelser og vedlegg eksporteres sammen med ordredataene; en CSV med beløp alene er ikke tilstrekkelig dokumentasjon.
Videre i arbeidet
- Kontroller provisjonsgrunnlaget: beregn fra den bekreftede avtalen.
- Forbered systemexit: ta med aksept og vedlegg, ikke bare totalsummer.