Finn avsnittet du trenger
Byttet skal flytte ansvar uten å miste uavsluttede oppgjør. Første steg er å skille det som er ferdig avstemt fra det som fortsatt trenger en beslutning. Et regnskapsførerbytte behøver ikke samtidig være et systembytte.
Velg hva som faktisk skal endres
| Situasjon | Start her |
|---|---|
| Regnskapet er riktig, men rapportene er lite nyttige | Definer fartøy-, reise- og ledelsesrapporten før overtakelse |
| Det ligger et etterslep | Kartlegg perioder og åpne avvik som en egen ryddejobb |
| Systemet fungerer, samarbeidet gjør det ikke | Overfør roller og arbeidsrutiner med dagens system beholdt |
| Systemet skal også byttes | Planlegg prøveimport og saldoavstemming før endelig flytting |
Du kan be Movir ta kontakt uten å ha samlet alle dokumentene først. Vi bruker oversikten under i selve overleveringen.
En overlevering som også tar med driften
Be om en status per juridisk selskap: siste avstemte periode, bank, kunder, leverandører, lønn og eiendeler. Legg til den maritime arbeidslisten:
- Reiser som er utført, men ikke ferdig etterkalkulert.
- Hireperioder med kundetrekk eller uavklarte off-hirekrav.
- Havneoppgjør der forskudd er betalt og sluttbilag mangler.
- Passasjerforskudd og refusjoner som ennå ikke er avsluttet.
- Leieavtaler med overleveringsgrunnlag og åpne justeringer.
- Provisjonssaker og beløp som skal videre til transportør.
Hver sak trenger referanse, beløp eller forventet beløp, status og navngitt ansvarlig. «Avstemmes senere» er for lite når to parter skal dele arbeidet.
Eksempel: bytte ved et månedsskifte
Et rederi lar tidligere regnskapsfører avslutte september, mens ny regnskapsfører tar oktober. Et anløp fra september mangler en faktura som er estimert til 25 000 kroner. Fakturaen kommer i oktober på 27 000.
Overleveringen må vise at 25 000 allerede ligger i septembergrunnlaget. Den nye regnskapsføreren skal følge den avtalte korrigerings- og periodiseringsrutinen, slik at hele 27 000 ikke blir en ny tilleggskostnad i rapporten. Differansen er 2 000, ikke 27 000. Reise-ID og kobling til estimatet følger saken.
Samtidig kan en kundebetaling i oktober gjelde en septemberfaktura. Åpne kundeposter flyttes med fakturareferanse og restbeløp, ikke som en uforklart totalsaldo. Da kan betalingen matches uten en ny salgsføring.
Bestem hvem som gjør de siste oppgavene
Skriv ned hvem som ferdigstiller tidligere perioder, håndterer sene bilag, følger opp åpne krav og leverer årsarbeidet. Avtal også hvem som kan registrere etter skjæringsdatoen. Hvis begge regnskapsførere korrigerer samme post, mister dere lett forklaringen på endringen.
Ved systembytte brukes migreringskontrollen. Ved fortsatt bruk av dagens løsning er hovedjobben riktige roller, fullmakter, dokumenttilgang og en tydelig oppgavefordeling.
Godkjenn første måned på et kjent oppdrag
Velg én reise, leieperiode eller booking dere kjenner godt. Følg den fra avtale gjennom bilag og betaling til rapport. Kontroller deretter samlet bank, kunder og leverandører. En innlogging og en korrekt kontoplan er ikke alene en ferdig overtakelse.
Bruk oppstartsplanen og månedsavslutningen som felles godkjenningsgrunnlag.